Näin syntyy laadukas avajaistilaisuus ja B2B-tapahtuma – kokemuksella ja asiakkaan kanssa yhdessä

Kun mietin onnistunutta tapahtumaa, yksi asia nousee aina ylitse muiden: vieras on keskiössä. Tapahtuma voi olla kuinka näyttävä ja huolella rakennettu tahansa, mutta jos vieras ei tunne itseään tervetulleeksi, jää kokemus vajaaksi. Minulle tapahtumasuunnittelu ei ole pelkkää aikatauluja ja järjestelyjä – se on kokonaisuus, joka alkaa jo ennen tapahtumaa ja jatkuu pitkään sen jälkeen.

Ennakkomarkkinointi – tapahtuma alkaa jo ennen ovien avautumista

Tapahtuma ei ala vasta, kun ensimmäiset vieraat saapuvat. Odotus ja tunnelma rakennetaan jo paljon aikaisemmin. Minulle ennakkomarkkinointi on tärkeä osa kokonaisuutta: kutsut, henkilökohtainen viestintä, sosiaalisen median nostoja ja pieniä sneak peek -materiaaleja. Kun vieras odottaa tapahtumaa innolla jo etukäteen, olemme onnistuneet.

Avajaistilaisuus – oikeat vieraat tekevät tunnelman

Avajaisissa mietin aina kolmea vierasryhmää, joista jokainen on yhtä tärkeä.

Vaikuttajat ja media. Oikeiden vaikuttajien valinta on kriittistä. Ei riitä, että seuraajia on paljon – heidän yleisönsä pitää kohdata juuri oikea kohderyhmä. Media puolestaan antaa uskottavuutta ja näkyvyyttä.

Alan harrastajat ja alueen tärkeimmät henkilöt. He tuovat aitoutta ja yhteisöllisyyttä. Heidän kauttaan syntyy se paikallinen merkitys, joka tekee tapahtumasta “meidän kaikkien jutun”.

Mahdolliset yritys- ja ryhmäasiakkaat. Tämä ryhmä näkee heti, voisiko tapahtumapaikka tai konsepti toimia heidän tarpeisiinsa. Kun yritysasiakas poistuu ajatellen “tänne voisin tuoda oman tiimin”, olemme onnistuneet.

Kun nämä ryhmät yhdistyvät, syntyy energia, joka tekee avajaisista ainutlaatuiset.

B2B-tapahtumat – luottamusta, ei myyntipuheita

B2B-tilaisuuksissa korostuu yksi asia: luottamus. En halua, että tapahtuma tuntuu vieraan silmissä myyntitilaisuudelta. Sen sijaan haluan tarjota lisäarvoa – tietoa, inspiraatiota, uusia verkostoja. Jos vieras lähtee tapahtumasta hymyssä suin ja ajattelee “tuonne menen uudestaan”, tiedän että olemme osuneet oikeaan.

Suunnittelu aina yhdessä asiakkaan kanssa

En usko valmiisiin paketteihin. Suunnittelen tapahtumat aina asiakkaan kanssa yhdessä. Alussa mietimme, mikä on todellinen tarve ja mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa. Näin varmistamme, että lopputulos tuo maksimaalisen hyödyn. Asiakas saa olla mukana – ohjaamassa, täydentämässä ja välillä myös pysäyttämässä, jos jokin ei tunnu oikealta. Tällä tavalla lopputulos on aina asiakkaan näköinen.

Jälkimarkkinointi – tapahtuma elää pitkään

Tapahtuma ei pääty siihen, kun viimeinen vieras poistuu. Minulle jälkimarkkinointi on olennainen osa kokonaisuutta: kiitosviestit, kuvagalleriat, koostevideot ja sosiaalisen median julkaisut. Niiden kautta tapahtuma jatkaa elämäänsä ja tuo arvoa pitkään. Hyvin suunniteltu tapahtuma voi kantaa kuukausia eteenpäin.

Miksi tämä kaikki on sitten tärkeää?

Avajaistilaisuus tai B2B-tapahtuma ei ole vain yksi hetki kalenterissa. Se on investointi, joka rakentaa brändiä, suhteita ja tulevaisuutta. Ja juuri siksi teen nämä aina yhdessä asiakkaan kanssa – jotta jokainen yksityiskohta vie kohti samaa tavoitetta.

Haluatteko, että seuraava tapahtumanne jättää jäljen? Otetaan yhteyttä ja suunnitellaan se yhdessä.

Terveisin,
Maria Smura
Senior Event Manager, Nordic Event Management